Os custos envolvidos em viagens corporativas, sejam eles com deslocamento, hospedagem, alimentação, corridas de táxi ou qualquer outro item, podem representar um valor significativo para uma empresa. Por isso é muito importante ter um controle sobre estes gastos através de relatórios de despesas de viagens (também conhecido como RDV) e boas práticas, é claro. É um documento fundamental para o gestor acompanhar esses gastos que podem ser classificados até como “investimento” que a empresa faz para aumentar o faturamento, criando prioridades e estabelecendo metas.

Para começar, é imprescindível definir quais gastos são de responsabilidade da empresa e portanto reembolsáveis, e quais gastos não são reembolsáveis, portanto se ocorrerem, serão por conta do colaborador ou a ser discutido caso a caso. Geralmente as despesas corporativas estão descritas na política de viagens da empresa, que é um documento com normas e diretrizes claras, atualizadas, voltadas para o trânsito de funcionários em outras cidades, estados ou países. Entende-se como despesas corporativas, as passagens aéreas ou rodoviárias, hospedagens, traslados, refeição com clientes, entre outros. Já os gastos pessoais (lavanderia, despesas com frigobar, cabeleireiro, etc), ficam por conta do colaborador se ocorrerem.

Geralmente as empresas estabelecem um valor máximo que pode ser gasto como despesas reembolsáveis e os meios de comprovação (notas fiscais, recibos, boletos, fatura de cartão), prazo e forma de como será feito este reembolso.

Como dever ser o relatório de despesas de viagens?

O documento deve ser padronizado e possuir o maior número de informações possíveis. Dados como o nome do colaborador, departamento, objetivo da viagem, destino, tempo de deslocamento, nome do hotel, categoria de quarto, todos os itens consumidos e suas quantidades, entre outros, poderão gerar relatórios analíticos para uma possível economia nas próximas viagens. Por exemplo, quando o deslocamento ocorre com muita frequência para um mesmo destino, é possível tentar uma parceria com uma rede de hotéis, através de tarifas de diárias diferenciadas.

Faça uso da tecnologia

Alguns softwares permitem que o viajante preste contas destas despesas de forma rápida e prática. Através deles, a empresa consegue fazer um controle automático das despesas e analisar seu histórico de viagens. O ideal é conectar este sistema às plataformas de gestão de viagens para que a corporação tenha uma visão única e um processo centralizado de todo o fluxo da viagem.

Você já deve ter percebido como o relatório de despesas de viagens é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. Ele pode ser um bom aliado na sua estratégia, mensuração e dados, além de evitar prejuízos em viagens corporativas.

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